Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian

Dịch giả: Đỗ Minh Quang

Biên tập: Thanh Nhã

Nguồn: tổng hợp

Sau đây là những biện pháp bạn có thể áp dụng để cải thiện kĩ năng quản lý thời gian của mình và gia tăng năng suất.

Tạo kế hoạch:

- Làm rõ mục tiêu của bạn

Bạn có thể hình dung ra được kết quả mình mong đợi? Làm sao bạn biết mình đã tới đích? Làm thế nào để đánh giá kết quả của bạn? Những giới hạn của bạn là gì, như giới hạn về thời gian, tiền bạc hay các tài nguyên khác.

- Viết danh sách những việc phải làm

Viết xuống tất cả những việc bạn có thể phải làm để đạt được mục tiêu. Ở bước này, tập trung vào việc tạo ra và viết xuống nhiều nhất có thể những ý tưởng và lựa chọn khác nhau. Hãy lấy một tờ giấy và ghi ra những ý tưởng ngay khi bạn nghĩ ra chúng. Khi bạn đang làm việc này, cố gắng không phân tích và đánh giá những ý tưởng.

- Phân tích, ưu tiên và chọn lọc

Hãy nhìn vào danh sách việc làm của bạn. Đâu là những bước hiệu quả và thực sự cần thiết để đạt được mục tiêu? Hãy đánh dấu chúng. Sau đó, tìm ra những việc bạn có thể loại bỏ mà không ảnh hưởng quá nhiều đến kết quả cuối cùng. Hãy gạch chúng.

- Sắp xếp những việc bạn phải làm thành một kế hoạch

Quyết định thứ tự các bước của bạn. Hãy bắt đầu với những việc được đánh dấu quan trọng. Với từng việc làm, có những bước nào phải thực hiện trước? Sắp xếp những ý tưởng và cách thực hiện chúng của bạn thành từng bước theo thứ tự. Cuối cùng, xem lại kế hoạch của bạn một lần nữa. Còn cách nào để đơn giản hóa hơn nữa hay không?

- Theo dõi cách kế hoạch của bạn tiến triển và xem lại nó thường xuyên.

Bạn đã gần đích hơn bao nhiêu rồi? Bạn có thông tin gì mới? Hãy sử dụng những gì bạn biết thêm để chỉnh sửa và tối ưu hóa kế hoạch của bạn

GHI CHÚ:

1. Ưu tiên công việc

Trước khi bắt đầu ngày làm việc, hãy tạo một danh sách những việc cần sự chú ý tức thì của bạn, bởi những việc không quan trọng đôi khi rất tốn thời gian. Một số việc cần phải làm xong trong ngày hôm đó trong khi số khác có thể để đến ngày mai. Nói ngắn gọn, ưu tiên việc làm của bạn để tập trung vào những việc quan trọng hơn.

Với kĩ năng ưu tiên tốt, bạn có khả năng hoàn thành sớm nhất có thể những việc làm quan trọng và khẩn cấp, những việc có thể khiến bạn gặp rắc rối nếu không hoàn thành. Sau đó, hãy cố gắng dành nhiều thời gian hơn và tập trung vào những việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp, những việc có nhiều lợi ích nhất về lâu dài.

Những nguyên tắc ưu tiên có thể được áp dụng cho cả những việc đã lên kế hoạch lẫn những việc chưa lên kế hoạch. Đối với những việc đã lên kế hoạch, như những việc trong danh sách việc làm của bạn, bạn có thể đánh dấu “A”, “B”, “C”, tùy vào độ quan trọng của chúng. Những việc đánh dấu “B” chỉ nên làm sau khi bạn hoàn thành những việc quan trọng nhất với dấu “A”, những việc phải làm. Nếu bạn có đủ thời gian để hoàn thành “B”, hãy chuyển sang các việc với dấu “C”.

Khi bạn đang đặt ưu tiên cho danh sách việc làm của mình, hãy tự hỏi bản thân xem có những việc nào bạn có thể loại bỏ hay không.

Khi bạn đang ưu tiên những việc chưa lên kế hoạch, bạn thường phải đưa ra những quyết định nhanh chóng, và không có thời gian để phân tích tình huống kĩ càng. Việc tốt nhất để làm là luôn nhớ mục tiêu của mình là gì và dựa vào trực giác. Sự hiệu quả của bạn trong những tình huống như thế này phụ thuộc rất nhiều vào sự rõ ràng của mục tiêu của bạn.

2. Tránh chần chừ

Sự chần chừ là một trong những thứ có ảnh hưởng xấu nhất tới năng suất. Nó có thể khiến bạn phí rất nhiều thời gian và sức lực. Bằng mọi giá bạn phải tránh nó. Sự chần chừ có thể là một vấn đề lớn đối với cả sự nghiệp lẫn đời tư của bạn. Tuy vậy, điểm khác biệt khiến bạn thành công chính là khả năng nhận biết sự chần chừ ở các dạng khác nhau, và kịp thời kiểm soát chúng trước khi thói quen xấu này tước đi những cơ hội, gây hại đến sự nghiệp và lòng tự trọng, hoặc hủy hoại những mối quan hệ của bạn. Vậy tại sao không làm ngay bây giờ?

Nguyên nhân của sự chần chừ

Những lý do khiến bạn hay chần chừ là gì? Nó có thể đơn giản chỉ là:

- Đợi tâm trạng cải thiện

- Đợi thời cơ đúng

Hãy nhìn cách bạn sắp xếp công việc. Bạn có thể nhận thấy những lý do để chần chừ như:

- Không có mục tiêu rõ ràng

- Đánh giá thấp độ khó của công việc

- Đánh giá thấp khoảng thời gian để hoàn thành công việc

- Việc cần làm không rõ ràng

Việc chần chừ có liên quan tới:

- Kĩ năng đưa ra quyết định kém

- Sợ thành công hay sợ thất bại

- Chủ nghĩa hoàn hảo

3. Tạo ra hạn chót

Khi bạn có việc cần hoàn thành, hãy lập ra một hạn chót và làm việc theo nó. Hãy cố gắng tạo ra hạn chót trước vài ngày để cho mình cơ hội hoàn thành những việc có thể gây cản trở. Thử thách bản thân và làm đúng hạn. Hãy tự thưởng cho mình khi làm được một việc khó.

4. Tránh làm nhiều việc một lúc

Hầu hết mọi người đều nghĩ làm nhiều việc một lúc là một cách hiệu quả để hoàn thành công việc. Nhưng sự thật là chúng ta làm việc tốt hơn rất nhiều khi chỉ tập trung vào một việc. Làm nhiều việc một lúc ảnh hưởng xấu đến năng suất và cần phải tránh để cải thiện kĩ năng quản lý thời gian.

5. Bắt đầu sớm

Những người thành công có một điểm chung. Họ bắt đầu ngày của mình sớm vì nó cho họ thời gian để ngồi nghĩ và lên kế hoạch cho ngày của họ. Khi bạn dậy sớm, bạn bình tĩnh hơn, sáng tạo hơn và minh mẫn hơn. Ngày của bạn tiến triển, mức năng lượng của bạn đi xuống, năng suất của bạn bị ảnh hưởng và bạn không làm việc được tốt nữa.

6. Ủy nhiệm việc của bạn

Ủy nhiệm là kĩ năng giao việc một cách hiệu quả cho người khác. Hay còn gọi là khả năng hoàn thành công việc sử dụng thời gian và công sức của người khác.

Bạn có phải tự mình làm tất cả không?

Quá trình ủy nhiệm thường bắt đầu với việc bạn tự hỏi xem mình có phải là người phù hợp để làm việc này không, rồi mới đến “vậy ai là người phù hợp.” Một lỗi thường gặp là “nếu bạn muốn cái gì đấy được làm đúng, bạn phải tự tay làm nó.” Cách tư duy như thế này sẽ khiến bạn quá tải. Nó sẽ giới hạn khoảng cách bạn tiến được và sự phát triển của bạn trong sự nghiệp, công tác và đời tư.

Vậy ai nên làm việc đó?

Yếu tố quan trọng đầu tiên của ủy nhiệm là chọn đúng người đúng việc.

Bạn có thể dùng cách đơn giản sau đây. Nếu bạn lo lắng họ không thể làm tốt được như bạn, liệu họ có thể làm được ít nhất 80 phần trăm không, hoặc bạn có thể rèn luyện họ để làm được như thế không?

7. Nghỉ ngơi

Thi thoảng hãy nghỉ khoảng 10 đến 15 phút. Quá nhiều stress sẽ ảnh hưởng xấu đến cơ thể bạn và cả năng suất của bạn nữa. Hãy đứng lên đi bộ, nghe nhạc hoặc co dãn cơ thể một tí. Ý tưởng tốt nhất là xin nghỉ phép và dành thời gian bên bạn bè và gia đình.

 

Giới thiệu về Cô Nhã

Cô Nhã (thạc sĩ chuyên ngành giảng dạy ngôn ngữ tại đại học Queensland, Australia), giáo viên Đại học Ngoại ngữ đã có kinh nghiệm dạy IELTS hơn 20 năm. Cùng với nhóm giáo viên của Đại học Ngoại ngữ trong những năm qua cô đã giảng dạy cho hàng ngàn học sinh, sinh viên, người đi làm. Rất nhiều trong số này đã đạt được 7.5 đến 8.5 trong kỳ thi IELTS.

ĐĂNG KÝ THI ĐẦU VÀO
X